As mais de 490 unidades gestoras do Estado – que compõem a administração direta e indireta – têm até o dia 17 de janeiro para apresentarem o planejamento de compras e contratações de serviços para o exercício de 2020. O prazo inicial, previsto para encerrar no dia 7 de janeiro, teve sua prorrogação comunicada às unidades administrativas através do Sistema Integrado de Material, Patrimônio e Serviços (Simpas). As regras para o envio do planejamento de compras estão listadas na Instrução Normativa 001/2019, publicada conjuntamente pelas secretarias da Administração (Saeb), da Fazenda (Sefaz) e do Planejamento (Seplan).

  Instituída no ano de 2015, a rotina tem como objetivo controlar as contratações e aquisições estaduais de modo a evitar compras desnecessárias e desperdícios na gestão da máquina pública. São consideradas como referência as contratações do exercício anterior, com as devidas adaptações para o ano vigente. O planejamento de compras abrange tanto as unidades da capital como as do interior, devendo ser entregue exclusivamente por meio do Simpas.

  O cadastro das informações de cada item a ser adquirido ou contratado, com seu quantitativo e valor estimado, é de responsabilidade das unidades gestoras de compras e contratações de serviços. Cabe a elas, também, acompanhar todas as etapas da rotina, até seu fechamento.

  O planejamento deve ser elaborado conjuntamente com a Assessoria de Planejamento e Gestão (APG) de cada órgão, cabendo a esta instância registrar previamente o valor orçamentário disponível e validar as informações apresentadas, assegurando a equivalência entre o orçamento de cada órgão e sua necessidade por aquisições e contratações para todo o ano.

  O órgão que não submeter o planejamento de compras até a data estipulada terá bloqueada a geração de requisições para materiais e serviços, situação que permanecerá até que a pendência seja sanada. Em casos excepcionais, quando não for possível o fechamento do planejamento dentro do prazo, a unidade deverá solicitar à Saeb a sua prorrogação.

  Desde que esta rotina foi implantada, as unidades passaram a gerir melhor as suas compras e contratações, enquanto a que Saeb passou a ter maior controle e monitoramento das compras realizadas. Além disso, o planejamento também é utilizado para subsidiar os quantitativos de itens de material e serviço disponibilizado pela Secretaria através de Registro de Preços, sistemática que garante contratações mais vantajosas para a administração estadual, economia, redução do estoque, agilidade, dentre outras vantagens.