A transformação digital é algo que está em curso e que deve impactar cada vez mais a vida das pessoas, nas mais diversas esferas. E em João Dourado, na Bahia, ela já está acontecendo. Lançado em fevereiro e realizado pela NoPaper Solutions, uma empresa 100% nacional que oferece soluções focadas em transformar processos físicos em digitais, o projeto João Dourado Digital é pioneiro na região e eleva o patamar de inovação da cidade por meio da digitalização de todos os processos realizados no município.

A iniciativa, além de reduzir os impactos ambientais por meio da eliminação do uso de papel, visa trazer muito mais agilidade nos serviços prestados à população e uma economia em escala sem precedentes. 

Considerando os gastos com papel de um município com aproximadamente 26 mil habitantes, como João Dourado, estima-se a eliminação de até 18 mil impressões por mês e um potencial de economia previsto de até R$ 250 mil/ano, com a otimização de processos e redução de gastos com guarda, transporte e manuseio de papel.

“Uma prefeitura mais digital trará mais praticidade e eficiência para o servidor, que passa a realizar tarefas com apenas alguns cliques, contar com um mecanismo de busca capaz de encontrar qualquer palavra de qualquer documento digital, em segundos e ter muito mais segurança e agilidade no armazenamento e acesso aos dados. A mudança, também, levará mais comodidade para os cidadãos, que “ganham uma prefeitura mais acessível e acesso remoto e desburocratizado aos serviços e canais de relacionamento municipais”, destaca Di Cardoso, prefeito de João Dourado.

A iniciativa proporciona ainda total transparência para todos os atos administrativos da prefeitura. Dados, processos, documentos e interações, absolutamente tudo fica armazenado e pode ser minuciosamente auditado. Além disso, é possível acompanhar o tempo gasto com cada demanda, a produtividade de cada servidor e ainda obter feedbacks georreferenciados de demandas da população.

“Portanto, por mais que surjam inseguranças pontuadas, a migração segue o fluxo natural de convergência das relações humanas para o ambiente virtual. A melhor forma de contribuir é confiar na segurança do formato digital e incorporar toda a otimização de processos que ele proporciona”, ressalta Ricardo Messias, CEO da NoPaper Solutions.

Ele pontua ainda que o armazenamento dos dados da Prefeitura de João Dourado é feito com a segurança da criptografia digital, em nuvem. O tratamento de dados é realizado em conformidade com os parâmetros estabelecidos pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Elton Mota, Diretor de Operações da NoPaper Solutions, salienta que a digitalização da Prefeitura de João Dourado está em processo de implantação. Os próximos passos consistem na busca da adesão de todos os agentes administrativos do município e no mapeamento de acervos físicos e processos administrativos a serem digitalizados.

Isso porque, assim como todo projeto de tecnologia, a migração para o governo digital envolve uma transformação de cultura por parte do funcionalismo público, mudança que requer uma saída da zona de conforto. “Porém, é preciso ressaltar que a migração para o formato digital segue uma tendência que já faz parte da vida da maioria das pessoas”, completa Mota.

Tecnologia a serviço da eficiência dos processos

A NoPaper Solutions é responsável pela implantação e licença de uso das ferramentas para a digitalização de processos administrativos para o ambiente virtual e por prestar treinamento para uso dessas ferramentas, além de assessorar a prefeitura no mapeamento de fluxos e na customização de funcionalidades. 

“Vale ressaltar que, uma vez digitalizado, o processo de trabalho passa a contar com a segurança do armazenamento criptografado em nuvem e a praticidade da logística virtual, que se resumem no conceito de workflow”, explica Messias.

No projeto João Dourado Digital foram utilizadas as seguintes soluções:

• Captura Digital Inteligente: Com o Reconhecimento Óptico de Caracteres (Optical Character Recognition - OCR), é possível encontrar qualquer documento digitalizado através de qualquer palavra contida nele.
• Módulo de solicitação de serviços: O cidadão vai poder solicitar os serviços ofertados pela prefeitura (segunda via de IPTU, alvará de construção, licença ambiental etc.) na comodidade de sua casa. Esses processos que antes demoravam dias, às vezes meses para sair, se transformarão em algo ágil e cômodo para os dois lados.
• Módulo de ouvidoria: Toda reclamação realizada pelo cidadão será online e em tempo real através desse módulo. Tudo vai para o setor responsável e a reclamação pode ser acompanhada por todos até sua resolução.
• Armazenamento criptografado em nuvem: Muito mais segurança para a guarda de arquivos e informações, que deixam de ficar susceptíveis à fragilidade do papel como meio.
• Assinatura Digital Inteligente: A inequivocabilidade da identificação pessoal, na assinatura de documentos, é garantida pelos metadados vinculados em cada assinatura eletrônica coletada, que incluem desde dados de registro civil do assinante, até seu endereço e localização georreferenciada. Os documentos gerados contam ainda com um link para a verificação da sua autenticidade, através do sistema ITI Brasil.
• Avançada: Para a comprovação, perante o poder público, de manifestação da vontade do indivíduo, pessoa física.
• Qualificada: Para Certificação Digital Inequívoca de Pessoalidade, com plena validade jurídica, em conformidade com a Lei 14.063/20.
• Tramitação Digital Inteligente: Fluxos de trabalho com a praticidade do ambiente virtual. 

“A digitalização dos processos administrativos é feita segundo os princípios que regem a administração pública e cumprem rigorosamente os ritos legais pertinentes. Com isso, os atos administrativos realizados no ambiente virtual têm total conformidade jurídica”, afirma Messias.