Investindo na informatização dos processos e na inserção do Brasil na era digital, o Governo Federal instituiu, através do Dec. 6.022, o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), parte do Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal (PAC 2007-2010), que viabiliza a emissão de notas fiscais eletrônicas (NF-e). A iniciativa desburocratiza a relação da empresa com o fisco, com fornecedores e clientes, e aumenta a confiabilidade nos processos de envio de mercadorias.

O processo consiste na modernização da sistemática atual do cumprimento das obrigações transmitidas pelo contribuinte às administrações tributárias (municipal, estadual e Federal) e aos órgãos fiscalizadores. Por intermédio de Protocolos ICMS, a Receita Federal já estabeleceu a obrigatoriedade da NF-e para diversos segmentos. Para os demais contribuintes, a estratégia de implantação nacional foi a de que estes voluntariamente e gradualmente se tornassem emissores.

De acordo com este processo, o contribuinte transmite um arquivo digital, assinado eletronicamente por um certificado digital padrão ICP Brasil, para a Secretaria de Fazenda de origem do emissor. Quando recebido, a Sefaz de origem faz a validação da NF-e e devolve uma autorização de uso para a empresa, retransmitindo também para a Sefaz do destinatário e para a Receita Federal. Autorizado o uso da NF-e, o emissor emitirá o Danfe que acompanhará o trânsito da mercadoria até o destinatário. Antes mesmo de a mercadoria chegar ao destino, o destinatário já recebeu a NF-e autorizada e o Danfe via e-mail.

Implantação na Bahia 

Na Bahia, a fábrica da Millennium implantou o SPED entre meados de novembro e início de dezembro. A mina da Paraíba também foi contemplada com o serviço.

De acordo com Jaciara Almeida, contadora da Millennium - Bahia, o projeto Sped teve como objetivo promover a atuação integrada do fisco, mediante a padronização e racionalização das informações e o acesso compartilhado à escrituração digital dos contribuintes. "O projeto possibilita segurança na regularidade do processo junto ao fisco e redução dos custos na aquisição, impressão e armazenamento dos formulários de nota fiscal", afirma ela.

"A implantação da NF-e desburocratiza o processo de vendas, e se estende a outras áreas das empresas. Essa tecnologia emergente na área fiscal, além de permitir um melhor controle nas operações de venda, reduz as obrigações acessórias, proporciona um melhor relacionamento eletrônico com os nossos clientes e fornecedores (Business to business - B2B) e definitivamente auxilia nas atividades da Controladoria. É um caminho sem volta para as empresas, que culminará na diminuição da sonegação fiscal do nosso país", explica Geraldo Lucena, contador da Millennium - Paraíba.

Para a analista de sistemas Mônica Passos, que participou da criação do projeto, a iniciativa traz diversos benefícios para a Millennium pois diminui possíveis erros de escrituração e potencializa o processo de entrega e de confiabilidade das notas. "Há um enorme ganho para a sociedade, visto que a NF-e possibilitará um melhor controle fiscal, aumento da arrecadação, diminuição da sonegação e uma considerável redução do consumo de papel - o que é um impacto  ambiental extremamente positivo", ressalta.

O processo de criação e implantação do projeto durou cerca de 1 ano e envolveu áreas como tecnologia da informação, controladoria, suprimentos e qualidade, que montaram um plano de desenvolvimento interno do Sped. Visando uma solução prática, viável, eficaz e de baixo custo, todo o processo de pesquisa e criação foi realizado na planta baiana e a implantação ocorreu cinco meses antes do prazo imposto pela Receita. O Protocolo ICMS 42, de 3 de julho de 2009 estabeleceu a obrigatoriedade para a Millennium Bahia a partir de 01/04/2010 e para a Millennium Paraíba a partir de 10/10/2010.